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MDG-Academias es un
programa de gestión de academias y centros educativos pensado
para poder llevar un control de todos los datos que maneja cualquier academia o
centro similar: alumnos, profesores, cursos, grupos, matrículas, tarifas
de precios, generación y cobro de recibos, cobro de recibos por el banco
(Norma 19). Y otras opciones más específicas como: boletines de notas, faltas de
asistencia, incidencias, impuestos (I.V.A.)...
Uno de los procesos más
automatizados de este programa es el proceso de facturación. El
programa dispone de una tabla de tarifas de precios que se puede
utilizar para tener los precios centralizados en un único punto. También
es posible definir precios a nivel de centro de curso, grupo o de alumno
(matrícula). Es posible aplicar un porcentaje de descuento a un alumno en
concreto sobre la tarifa vigente o añadir conceptos específicos arbitrariamente.
Como ejemplo, uno de los métodos
de facturación que permite es el siguiente:
- Podemos crear una tabla de
"tarifas de precios" para tener centralizados todos los
importes.
- Creamos los grupos y/o cursos
que se van a impartir.
- Indicamos los conceptos que se
van a cobrar en cada curso/grupo, cuotas mensuales o pagos puntuales.
- Introducimos los datos del
alumno junto con la forma de cobro (por banco o en efectivo).
- Matriculamos a un alumno en
tantos grupos como se quiera.
- Para hacer la facturación
mensual solamente es necesario indicar el año y el mes. Todos los
recibos y/o facturas se generan automáticamente.
- Para el cobro de los recibos
bancarios se genera un archivo Norma 19 y se manda por Internet o se
lleva al banco.
- En el caso de las devoluciones
se indican los recibos ha sido devueltos y automáticamente se generan
recibos nuevos para revisarlos e incluirlos en la próxima
facturación.
.png) Por supuesto, el programa también
contempla excepciones de facturación como, por ejemplo: descuentos en
matrículas o conceptos de cobro individuales.
Las versiones más avanzadas de este
programa de gestión de academias permiten llevar la gestión de múltiples centros desde un mismo
programa, pudiendo en todo momento separar los datos de cada centro y
tener de esta forma una vista general de los datos de toda la academia o seleccionar un
centro en particular y ver solamente los datos relativos a dicho centro
(alumnos, cursos, grupos, matrículas...).
En cada concepto
de facturación es posible indicar si es un cobro de tipo "cuota", es decir
que se cobra cada mes o si solamente se cobra una vez. Dependiendo de la
versión del programa podemos facturar generando recibos y no contemplar
el uso del I.V.A. o emitir facturas con hasta 3 tipos de I.V.A.
En la gestión del
centro también permite
definir tantas formas de cobro como se quieran, es posible trabajar con
múltiples cuentas bancarias y separar la facturación de los alumnos en
distintos bancos, optimizando así las comisiones por cobrar los recibos
incluidos en los archivos Norma 19.
Una vez se han
definido los conceptos que se van a facturar el proceso de emitir las
facturas a final de mes o de forma puntual para un alumno que, por
ejemplo, decide pagar en efectivo al momento de hacer la inscripción es
tan sencillo como hacer un par de pulsaciones con el ratón.
Cuando ya se han
emitido los recibos el programa genera automáticamente los archivos
Norma 19 para poderlos llevar al banco. El programa también puede imprimir
de forma automática los recibos y/o las facturas. En caso de que por algún
motivo decidiéramos repetir la facturación el programa dispone de la
opción de "desfacturar" y generar de nuevo todas las facturas.
El modo de
gestionar las devoluciones de recibos impagados es otro de los puntos en
los que este programa de gestión de academias está más
automatizado. El programa permite importar directamente archivos bancarios
de devoluciones y automáticamente hace un duplicado de los recibos
devueltos para poder volverlos a pasar indicando conceptos adicionales
como el cobro de un importe por la devolución del recibo. En cualquier
momento podemos saber qué recibos nos han sido devueltos y cuantas veces.
Disponiendo de un completo historial de todos los intentos de cobro de
cada recibo.
Las versiones
más avanzadas de este programa de
gestión de academias también permiten:
Llevar un completo historial de
incidencias, como pueden ser la incidencias a nivel de alumno, matrícula,
curso, grupo, profesor o factura. Pudiendo agrupar estas incidencias por
"tipos de incidencia", cada incidencia es posible marcarla como "resuelta"
o pendiente de resolver y es posible indicar que se generen
automáticamente o introducirlas manualmente.
Otro punto que
este software de gestión académica resuelve es el de la definición
e impresión de los boletines de notas. El programa dispone de un sistema
genérico adaptable a la mayoría de los sistemas de evaluación empleados en
los centros educativos. Una vez se han definido como serán los boletines
de notas y los criterios a evaluar el programa permite introducir las
notas de cada alumno e imprimir el boletín de notas.
El programa
también permite introducir las faltas de asistencia de los alumnos para
llevar un completo control de las veces que han faltado a clase, indicar
si las faltas han sido justificadas y si se ha resuelto correctamente.
Nos podríamos extender mucho
explicando todas las funcionalidades del programa MDG-Academias, pero creemos que la mejor forma de convencerle es que usted
mismo lo pruebe y vea si es el programa que necesita. |
